会計ソフトとは？メリット・デメリットは？【経理･会計用語をわかりやすく解説！】

会計ソフトとは、その名の通り会計に関する処理を行うソフトのことで、決算業務や予算管理等の会計業務全般をパソコンで効率的に行うことができます。

会計業務はミスが許されないうえに、膨大な時間を要します。

しかし、会計ソフトを使えばその業務にかかる手間と時間を大幅に削減できるため、大企業から個人事業主まで多くの方が使用しています。

会計ソフトにはパソコンにインストールして使用するタイプと、ウェブ上で使用するクラウドタイプがありますが、現在はクラウドタイプが主流となっています。

そこで今回は、クラウド会計ソフトを中心に会計ソフトについてご紹介します。

会計ソフトとは

【会計ソフトでは何ができるの？】

では、会計ソフトでは具体的に何ができるのでしょうか。
ソフトによりできることは違いますが、会計ソフトの大まかな機能は以下の通りです。

自動的に帳簿、決算書を作成

入出金の仕訳を入力すると、自動的に総勘定元帳や売掛金台帳等の帳簿が作成されます。
また、確定申告等の際にも必要な損益計算書や貸借対照表等の決算書も自動的に作成されます。

経営状態の分析

上記の会計データに基づき、事業所等の経営状態の分析が行われます。
業績の経年比較や損益分岐点、利益率等がグラフなどでわかりやすく表示されるので、経営状態の把握に大変便利です。

【会計ソフトは無料で使える？】

会計ソフトは有料のものがほとんどです。値段はソフトによって様々で、機能も異なります。

自分にはどのような機能が必要かを考えて選ぶようにしましょう。

また、中には無料で使えるものもありますが、広告が頻繁に出てきたり、機能が制限されたりなど不便を感じることもあります。

まずは無料ソフトで試してみてから、購入を検討されるのも良いでしょう。

【会計ソフトのメリット・デメリット】

＜メリット＞

会計業務が効率化できる

入出金を入力することで自動的に帳簿や決算書が作成されるため、日々の帳簿付けや決算期の書類作成にかかる時間が大幅に削減できます。

特に販売情報等を管理するシステムを搭載したPOSレジやクレジットカードなどとの連携機能を使用すれば、より効率的に会計業務を行うことができます。

経理やパソコンの知識がなくても使用できる

会計ソフトの操作は極めて簡単で、帳簿等も自動作成されるため、経理やパソコンの専門的な知識がなくても使用することができます。

人為的ミスが抑えられる

会計ソフト等を使わず経理担当者が日々の会計業務を行う場合、計算ミス等の人為的なミスが起こってしまいますが、会計ソフトを使用することでそのミスを抑えることができます。

経営状況をタイムリーに把握できる

会計業務を税理士等に外注している場合、経営状況が反映されるまでに時間がかかります。
しかし会計ソフトを使用することで、タイムリーに経営状況を把握することができ、会社にとっての大きな判断にも役立てることができます。

税制改正に対応できる

会計ソフトは、確定申告書等の作成の際にも使用できます。
毎年度の税制改正や申告書の様式変更等に対応できるよう、システムのアップデートも行えるので、安心して使うことができます。

＜デメリット＞

インターネット環境がないと確認できない

クラウド会計ソフトの場合は、ウェブ上で操作を行うため、インターネット環境がないと使用できません。

オフィスで使用する際には問題ないと思いますが、外出先で使用したい場合には不便を感じることがあるかもしれません。

セキュリティ上の不安

ログインIDとパスワードがあれば、会計情報の閲覧や操作ができてしまうので、管理には注意が必要です。

パスワードは推測されないようなものにする、定期的に変更するなどの対策はもちろん、パソコンのセキュリティも万全にしておきましょう。

ランニングコストがかかる

会計ソフトは基本的には有料のものがほとんどです。
ただし、会計ソフトを使用しない場合にも経理担当者の人件費等はかかりますので、大きなデメリットとは言えないでしょう。

むしろ、それらと比較すればメリットにもなるかもしれません。

現金取引が主の場合は、あまりメリットが感じられない

会計ソフトの大きな特徴の一つにPOSレジやクレジットカードなどとの連携がありますが、現金取引が主の場合、その恩恵はあまり受けられません。

現金や手形の入出があるたびにソフトに打ち込む必要があるので、帳簿付けの効率化という最大のメリットを生かすことができなくなります。

【会計ソフトを賢く使おう】

会計ソフトを使用すれば会計業務を効率化できると同時に、経営状況を客観的に判断しやすくなります。

現在の会計業務に不満や不安がある方は、会計ソフトの導入を検討されてはいかがでしょうか。