【完全保存版】右も左も分からない個人事業主・フリーランスのために請求書の作り方を完全解説します!

【完全保存版】個人事業主のための請求書の作り方・注意事項・テンプレート

個人事業主・フリーランスになると、自分で請求書を作って、クライアントに送るという業務も発生します。

仕事のあと、クライアントに報酬を支払ってもらわなくては「事業」とはいえません。

クライアントに報酬を支払ってもらうためには、必要な情報がきちんと記載されている請求書を作って、送る必要があります。

「経理とかわからない……」と弱音を吐いているわけにもいきません。個人事業主・フリーランスになったからには、請求書などの経理処理も、自分で責任を持っておこなうことになります

お金に直接かかわることですから、基本的な知識・スキルを身につけておきましょう。
請求書の作り方や送り方、注意すべきポイントについて、順にご説明いたします。

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目次

請求書の書き方

まず、請求書の書き方ですが、法律で決められたテンプレートが存在するわけではありません。ですから、どういう形式の請求書を作っても自由です。

しかし、請求書に必ず記載すべき情報となると、法律に定めがあります。記載漏れがないよう、把握しておきましょう。

国税庁のホームページにも、請求書についてのページがありますので、一度目を通しておくのがおすすめです。

請求書に必要な情報とは?

freee請求書画面解説

画像:freee請求書テンプレートより作成

請求書に必ず記載すべき情報は、消費税法で定められています。

クライアント指定の請求書テンプレートを利用するときも、必要な項目が揃っているか、念のためにチェックしてみましょう。

請求書に必ず必要な情報

下記5点が、請求書に記載必須の情報です。

  1. 書類作成者(自分)の氏名または名称
  2. 取引年月日(請求書の作成日)
  3. 取引内容
  4. 取引金額(税込み)
  5. 書類の交付を受ける事業者(クライアント)の氏名または名称

請求書作成で注意すべきポイント

上記5点について、注意すべきポイントを補足でご説明します。

1.&5. 書類作成者・事業者の氏名または名称

法人名・屋号があれば、記載します。株式会社や有限会社の場合、(株)(有)と省略せず、きちんと正式名称を記載します。

担当者の部署・氏名が必要であれば、あわせて記載しましょう。役職や敬称は、くれぐれも間違いのないよう、気をつけてください。

2. 取引年月日(請求書の作成日)

請求書の作成日を記載します。

クライアント側で、請求書の締め日(毎月末日など)が決まっている場合は、その日付に合わせます。請求書の締め日については、のちほどご説明する《請求書の支払い期限はどう決める?》で、ご確認ください。

年の表記を、西暦にするか和暦にするかは自由です。クライアント側の希望、あるいは、暗黙の慣習があるようなら、クライアントの希望や慣習に従いましょう。

3. 取引内容

どの仕事に対する報酬なのか、確認できるよう記載します。

もし案件番号があれば、あわせて記載しておきます。クライアントの請求書チェックがスムーズにすみます。

4. 取引金額(税込み)

消費税・源泉所得税も含めた金額を記載します。
複数の案件についての報酬をまとめて請求するなら、合計金額も記載しておきます。

※源泉所得税の有る無しは案件によって変化します。

請求書に追加すべき情報とは?

freee請求書画面解説

画像:freee請求書テンプレートより作成

請求書に記載必須の情報5点を読んで、「これだけ?」と思った人もいるかもしれません。たしかに、実務を考えると、上記の5点だけでは不十分といえます。

クライアントからの報酬の支払いは、たいてい、個人事業主・フリーランスの銀行口座への振込という形でおこなわれます。そうなると、銀行口座に関する情報の記載も、もちろん必要になります。

以下5点を、請求書に追加で記載すべき情報としてご紹介します。

6. 振込口座の情報

金融機関名・支店名・預金種別・口座番号・口座名義を記載します。

金融機関と支店については、名称だけでなくコードもあわせて記載しておくのが、おすすめです。クライアントの手間も省けるでしょうし、うっかり金融機関や支店を間違える心配もありません。

7. 振込手数料の扱い

個人事業主・フリーランスとクライアント、どちらが振込手数料を負担するのか、記載しておきます。

振込手数料は、報酬をもらう個人事業主・フリーランスが負担するのが主流のようです。ですが、クライアント負担というケースもありますので、必ずクライアントに確認しましょう。

確認を怠って、負担しなくてもいい振込手数料まで負担するのは、損です。

逆に、確認も了承もないまま、振込手数料をクライアントに負担させるのも、もってのほかです。ビジネスマナーに反しますし、今後の仕事も失いかねません。

8. 税抜きの小計額

取引金額(税込み)は、記載が必須の情報として、すでにご紹介しました。

取引金額(税込み)だけでなく、消費税額・源泉所得税額・税額を差し引いた「小計額」も、記載します。

源泉所得税は、案件によって徴収の有無が異なります。源泉徴収される報酬については、国税庁のホームページに具体的に書かれています。

たとえば、WEBライティングの『原稿料』や、セミナー講師に支払う『講演料』は、源泉所得税が徴収される報酬です。

報酬の金額によって、以下のように、源泉所得税の計算式が決められています。

  • 支払金額が100万円以下の場合:支払金額 × 10.21%
  • 支払金額が100万円よりも多い場合:( 支払金額 − 100万円)× 20.42% + 102,100円

税額の端数処理

源泉所得税については、小数点以下の端数は切り捨てと決まっています。

いっぽう、消費税については、小数点以下の端数処理のルールは決まっていません。切り捨て・切り上げ・四捨五入、どれでも自由ですが、一般的には切り捨てにする場合が多いようです。

ですから、あらかじめ、クライアントとルールの確認をしておく必要があります。

9. 支払い期限

クライアントに、いつまでに報酬を支払ってもらうのか、という期限です。あらかじめクライアントに確認して、記載します。

支払い期限の決め方については、のちほど《請求書の支払い期限はどう決める?》で詳しくご説明します。

10. 表題

請求や支払いに直接かかわるものではありませんが、書類の体裁を考えると、あったほうがいいと思われます。

『請求書』だけでなく、『○○年○○月請求書』と表題をつけておくのもいいでしょう。

請求書の情報追加で注意すべきポイント

法律だけでなく、実務や慣習に基づいて、必要な情報を請求書に記載することが大切です

「念のために」とあれこれ不要な情報まで詰めこむと、かえって請求書が見づらくなる恐れもあります。

気遣いは持ちつつ、情報の要・不要を見きわめて、やみくもに情報を追加しないように、気をつけましょう。

請求書番号はあったほうがいい?

請求書についてインターネットで調べると、請求書番号の記載をすすめているサイトもあります。

請求書に記載必須の情報ではありませんので、請求書番号はあってもなくてもかまいません。自分やクライアントにとって必要な情報と判断したなら、記載しておきましょう。

請求書に印鑑は必要?

請求書に記載必須の5点に、印鑑は含まれていません。つまり、法律上、請求書に印鑑を押す必要はありません。

慣習として印鑑を押すことを要求している会社もある

ですが、慣習としては、印鑑は押しておくものです。印鑑があったほうが、請求書の信頼性やクライアントからの信頼度が増す、ということもあります。「印鑑が入ったものでなければ受け取れない」ということを言う会社も普通に存在します。

請求書が手書きであれ、パソコン作成であれ、印鑑は欠かさず押しましょう。

請求書は手書き? パソコン?

請求書は、手書きで書くべきなのか、パソコンで作成すべきなのか? 結論からいえば、どちらでもOKです。

では、実際のところ、請求書は手書きが多いのか、パソコンで作ることが多いのか? いまや、パソコンで作るほうが圧倒的に主流といえます。

手書きよりパソコンで作ったほうが、てっとり早いですし、見た目も整っています。「字が汚くて、なんて書いてあるのかわからない……」と、クライアントを悩ませる心配もありません。

請求書の支払い期限はどう決める?

支払い期限も、請求書に必須の情報ではありません。

ですが、支払い期限は、あらかじめクライアントと取り決めておくべきです。でないと、「いったい、いつお金がもらえるんだろう?」と、やきもきしながら待つ羽目になりかねません。

言うまでもなく、個人事業主やフリーランスは、会社員と違って、定期的に給料がもらえるわけではありません。

いつ報酬が支払われるのかは、事業はもちろん、生活を左右する切実な問題です。無益なストレスを避けるためにも、支払い期限はクライアントに確認して、請求書に記載しておきましょう。

請求書の支払いは都度? 1か月まとめて?

請求書は、どのタイミングで作るべきでしょうか。
案件1件ごとに請求書を作るのか? あるいは、1か月分の案件をまとめて、請求書を作るのか?

これは、ケースバイケースとしかいえません。ですから、必ず前もってクライアントに確認します。

ちなみに、その都度請求するやり方は『都度方式』、毎月の締め日にあわせて請求するやり方は『掛売(かけうり)方式』と呼ばれます。

最初は『都度方式』での請求でも、安定的かつ継続的な取引となっていくことで、『掛売方式』での請求に変わることもありえます。

クライアントが企業であれば、『掛売方式』を採用していることが多いと思われます。
末日締め・翌月15日支払い、といったふうに、請求書の締め日・締め日に基づく支払い日が決まっているでしょう。

いずれにしても、自分の都合で決められることではありませんので、クライアントの指示に従いましょう。

支払い期限で注意すべきポイント

クライアントが『掛売方式』を採用していて、末日締め・翌月15日支払い、と決まっていたとします。

支払日15日が、土曜日や日曜日、祝日などの休日だったら? 報酬は、休日の前に支払われるのか、休日のあとに支払われるのか? 

支払い期限を請求書に記載するからには、クライアント側のルールを確認しておかなくてはいけません。

請求書の送り方

請求書が作成できたら、次はクライアントに送ります。
請求書の送り方については、法律だけでなく、実務における慣習も把握しておくべきです。

請求書は郵送? メールに添付して送信?

「クライアントに請求書を送る」とは、郵送を指すのか? それとも、メールに添付して送信することを指すか? 初めての取引であれば迷ってしまいますよね。

郵送なのかメール添付なのかも、クライアントにきちんと確認しましょう。クライアントには、クライアントの請求書処理の慣習やルールがあるはずです。

クライアントによっては、あるいは、請求のタイミングによっては、まずPDFをメール添付で提出してから、郵送もしてほしい、というケースもあるかもしれません。

「郵送が当然」あるいは「いまどきメールが当たり前でしょ」という思い込みに、自分もクライアントもとらわれている可能性もあります。

請求書を提出しなおすとなると、自分も二度手間ですし、クライアントにも迷惑をかけることになってしまいます。事前確認を怠らないようにしましょう。

郵送するとき、封筒に『請求書在中』と書くべき?

請求書を郵送するとき、封筒に『請求書在中』と書かないといけないのかどうか? こちらも、法律で定めがあるわけではありません。

とはいえ、実務と慣習の観点からいうと、書いておくべきです。むしろ、『請求書在中』は封筒に書いてあって当然、といっても過言ではありません。

『請求書在中』と書いてあったほうが、クライアントも郵便物を仕分けするときに助かるはずです。

『請求書在中』と書かずに郵送すると、「気が利かないひと」「ビジネスマナーをわきまえていないひと」と、思われてしまうかもしれません。

「いちいち書くのは面倒」というひとは、スタンプを利用しましょう。文房具店でも百円ショップでも『請求書在中』スタンプは購入できます。請求書の郵送が多いなら、持っておくのがおすすめです。

『請求書在中』と書くペンや、スタンプの色にも、特に指定はありません。ですが、赤で書く、あるいはスタンプを押すのが一般的です。

請求書郵送で注意すべきポイント

請求書を郵送で提出するとき、注意すべきポイントを、4点お伝えしておきます。

控えをとっておく

クライアントから、請求書についての問い合わせがあるかもしれません。スムーズに対応できるよう、データなり、請求書のコピーなりを、手元に置いておきましょう。

メール便はNG

請求書は、郵便法で定める『信書』に該当します。つまり、メール便で請求書を郵送することは法律違反になるのです。

クライアントに請求書が届けばなんでもいい、というわけではありません。

請求書を、書留や特定記録で送る必要はなく(クライアントの指定でもないかぎり)、普通郵便で送ればOKです。

『請求書在中』を封筒に書くかどうかは任意ですが、郵送の手段については、すべて任意ではありませんので、注意してください。

送付状をつける

ビジネスマナーを考えると、送付状もなしに請求書だけを送るというのは、正しい送り方とはいえません。

メール添付で請求書を送るとき、メールの本文も書かずに添付ファイルだけ送るひとはいないでしょう。それと同じです。

ただ、必ずしも、送付状を請求書と別に作成して、同封しなくてはいけないわけではありません。請求書の上部に、あいさつ文を記載するという方法もあります。

請求書のフォーマットは自由ですので、どちらのやり方でもOKです。

遅れない

請求書の作成・提出の遅れは、クライアントの請求書処理を滞らせ、支払いを遅らせることにもつながります。

複数のクライアントと取引しているなら、クライアントごとに、請求書の締め日が異なることも考えられます。締め日は、クライアント別に、把握・管理しておかなくてはいけません。

1から作らず、請求書テンプレートとサービスを使おう!

請求書を作るといっても「まず、何をどうすればいいのか…」と途方にくれてしまうひともいるでしょう。自分で1から請求書を作るのは、手間です。

こういうときは、おおいにインターネット上の知恵に頼りましょう。

検索すれば、さまざまな請求書テンプレートや、請求書を作成できるクラウドサービスが見つかります。

無料で利用できる請求書テンプレートの配布サイト

無料で利用できる請求書テンプレートを配布しているサイトを、いくつかご紹介しましょう。Excel・Word・PDFで作成された請求書テンプレートが、掲載されています。

ビジネス テンプレート 請求書エクセルテンプレート

ビジネステンプレート

https://template.the-board.jp/invoice_templates

シンプルなデザインの請求書テンプレートが掲載されています。たて型・横型に加え、英語バージョンのテンプレートもあります。

MFクラウド請求書

MFクラウド請求書

https://invoice.moneyforward.com/templates/billings

シンプルなモノクロのテンプレートから、カラフルで凝ったデザインのテンプレートまで揃っています。

EXCEL請求書テンプレート

excel請求書テンプレート

http://zestyoga.net/invoice/

Excelを埋めこんだWordの請求書テンプレートや、和柄デザインのテンプレートもあります。有料テンプレートもひとつ掲載されていますので、ご注意ください。

wondershare PDF請求書テンプレート

wondershare

https://pdf.wondershare.jp/templates/invoice-template.html

さまざまなデザインの、PDFの請求書テンプレートが揃っています。銀行振込専用や英語バージョンのテンプレートもあります。

Macで編集できる請求書テンプレートの配布サイト

個人事業主・フリーランスには、Mac利用者も多いでしょう。

Macには、WindowsでいうところのExcelにあたる『Numbers』という表計算ソフトがあります。Numbers対応の請求書テンプレートをご紹介します。

kotaログ Numbersのテンプレート

kotaログ

https://www.kotalog.net/archives/4003

Numbers作成の請求書テンプレートが掲載されています。

zakky Numbersで請求書・見積書のテンプレートをつくりました

zakky

https://zakky.net/numbers_invoice_estimate

こちらのNumbers作成の請求書テンプレートは、改変・カスタマイズOKですが、二次配布はお断りされていますので、ご留意ください。

ひな形ジャーナル 請求書×Numbersのひな形ランキング

ひな形ジャーナル

https://hinagata-journal.com/business-template-category/invoice?tax_file_type=numbers

さまざまな無料テンプレートが掲載されています。Excel・Numbersの両方に対応した請求書テンプレートが揃っています。

請求書作成を自動化できるサービス

くりかえし発行する請求書の作成を自動化してくれる、便利な請求書作成サービスもあります。こちらも、いくつかご紹介しましょう。

お得意様と呼べるクライアントがいる個人事業主・フリーランスには、ぜひ活用をおすすめしたいサービスです。

請求書作成サービス「Misoca(ミソカ)」

misoca

>>請求書を自動作成・自動送付するmisoca公式サイトへ

有名な弥生シリーズの請求書作成サービスです。ユーザー数・請求書数など、機能に制限はあるものの、無料プランもあります。

MakeLeaps

makeleaps

https://www.makeleaps.jp/

英語・外貨にも対応している、請求書作成サービスです。サービス利用料がかかりますが、無料トライアル期間があります。

クラウド会計ソフトfreee

freee請求書

>>請求書の作成・会計ソフトへの取り込み・送付代行までシームレスに行えるfreee

 

請求書作成に特化したサービスではなく、会計ソフトです。請求書が自動化できる「定期請求書」機能があります。ソフト利用料がかかりますが、無料お試し期間が設けられています。

MFクラウド請求書

MFクラウド請求書

>>請求書をワンクリックで郵送!会計ソフトとも連携するMFクラウド請求書公式サイトへ

MFクラウドシリーズの請求書作成サービスです。「毎月自動作成」機能が用意されており、それを使えば同じ内容の請求書を毎月発行する必要がなくなります。送付代行サービスも用意されており、ワンクリックで請求書を郵送できます。

請求書の郵送まで代行してくれるサービス

前項でご紹介した3サービスには、請求書の自動作成だけでなく、郵送機能もあります。

ただし、Misocaの無料プランは、請求書の郵送には対応していません。有料のプランであれば、郵送サービスが利用できます。

いずれも、郵送には、サービス利用料とは別に、1通ごとの料金がかかります。郵送が必要な請求書や、クライアントの数を考慮して、サービスを選びましょう。

請求書について知っておくべき情報

請求書の書き方・送り方にまつわる情報を、ご紹介してきました。さらに、請求書について知っておくべき情報を、この項ではご説明します。

請求書には保管義務がある

請求書を作り、クライアントに送り、報酬の支払いが確認できたからといって、請求書が不要になるわけではありません。

個人事業主・フリーランスであれば、もちろん、確定申告のことは頭にあることでしょう。では、確定申告が終われば、請求書は捨てていいかというと、これも間違いです。

請求書には、法律で保管期限が定められています。

法人は7年間、個人事業主は5年間、請求書を保管しておく義務があります。青色申告者でも、白色申告者でも期間は同じです。

個人事業主・フリーランスであっても、税務監査と無縁でいられるとはかぎりません。すみやかに対応できるよう、請求書を保管しておきましょう。

請求書の相談ができる税務のプロ

インターネットを検索すれば、請求書テンプレートも含め、さまざまな便利情報が見つかります。

ですが、インターネットだけでは安心できない・わからないときは、直接、税務のプロに相談してみましょう。

税理士

税務のプロといえば、やはり税理士です。
契約を交わし、報酬を支払って、税理士を雇うのも、ひとつの解決策です。

国税局・税務署

国税局の電話相談センターや税務署など、税について相談できる窓口があります。もちろん、無料で相談にのってくれます。

わざわざ相談窓口まで足を運ばなくても、電話で問い合わせることができます。

税理士会

特定の税理士を雇うのではなく、税理士会に相談するという手もあります。税理士会には、税務相談センターや税金相談室があり、無料で利用することができます。

電話だけでなく、面談で相談できる窓口もありますし、税理士会のビル以外の場所(市役所など)で開設されているものもあります。

開設している日や時間は、それぞれ違います。開設そのものが不定期だったり、面談での相談には事前予約が必要だったりもします。

お住まいの、あるいは仕事場のエリアにある、税理士会のホームページで、チェックしてみてください。

請求書をビジネスチャンスに!

経理の専門知識がない個人事業主やフリーランスにとっては、請求書1枚であっても、悩ましいものです。

ですが、力を貸してくれるサイトや、税務のプロは、ちゃんと世のなかに存在します。いったん基礎知識を身につけ、手順を覚えてしまえば、専門知識がなくてもどうにかなりますので、安心してください。

大切なのは、疑問を放置しないことです。疑問点があれば、曖昧なままにせず、解決してから請求書を作成し、クライアントに送り、保管しましょう。

お金に関することは、いくら慎重になってもなりすぎるということはありません。

請求書のフォーマットが法律で決まっていないからこそ、個人事業主・フリーランスとして、書類作成スキルやビジネスマナーが問われるともいえるでしょう。

正確な書類仕事ができることは、個人事業主・フリーランスにとって、アピールポイントにもなりえます。ある意味、請求書は、クライアントとのコミュニケーションツールでもあります。

ささいな手間を惜しんで、「ダメ個人事業主」・「ダメフリーランス」のレッテルを貼られては、自分にとって損失です。

むしろ、請求書の作成を、ビジネスチャンスと考えて、取り組んでみてはいかがでしょう。

次の記事はこちら→個人事業主・フリーランスは絶対に使った方が良い、面倒臭い請求書の作成・送付を自動化できるサービス3選!

ライター名:サガ アサコ

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