会社員経験が無い人必見!電話が苦手なフリーランス・個人事業主でもすぐに上達する5つの方法

電話対応

メールやチャットが普及した今でも、電話は円滑にコミュニケーションをとることのできるツールとして活躍しており、今の若い世代のフリーランス・個人事業主の方はメールやチャットが主流の時代に生まれているので、電話対応を苦手としている方はたくさんいます。

上手に電話対応できれば、新たな仕事を受注できたり、クライアントからの信頼度も上がります。
長期的にフリーランス・個人事業主の活動を続けるためには電話対応のスキルは必須です。

「電話対応を上手にできない」と悩んでいるフリーランス・個人事業主の方はこれから紹介する「電話対応に慣れていく5つの方法」を参考にしていただければ、あなたの電話対応のスキルはすぐに向上します。

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電話対応が苦手な理由とその対策

電話対応を克服するためには、電話対応が苦手である原因を知り、改善することでスキルアップします。ただ、やみくもに練習しても電話対応は上手くなりません。

苦手な理由は人それぞれ違い、その理由を大きく5つにわかると以下のようになります。

  • 理由1:顔が見えない恐怖
  • 理由2:相手の質問に上手く答えられない
  • 理由3:言葉で表現するのが下手
  • 理由4:言葉遣いに自信がない
  • 理由5:焦ってしまう

1つまたは複数当てはまった方もいるのではないでしょうか。
これらの対処方法について説明します。

理由1:顔が見えない恐怖

人とコミュニケーションをとる時、相手のどうのような情報から影響を受けるのかご存知でしょうか。

  • 視覚的情報(表情や身振り手振りなどのボディーランゲージ):55パーセント
  • 聴覚的情報(声のトーン、話すスピード):38パーセント
  • 話の内容:7パーセント

電話の場合、視覚的情報が一切ないので直接会って話す時と比べ、半分の情報しかを得ることができません。

相手の表情を見れないことから、「怒っているかもしれない」、「話が伝わっていないかもしれない」などのようにネガティヴに考え、心の中は恐怖で満たされます。

「顔が見えない恐怖」に対する対処方法

対策法としては自分が一番話しやすい相手を頭で想像して話すことです。
話しやすい人を頭でイメージすることで顔が見えない恐怖を忘れることができます。

それでも恐怖心を抱く方は相手の了承を得ることができれば、ビデオ通話することをオススメします。
ビデオ通話することで視覚的情報を得ることができ、コミュニケーションがとりやすくなります。

理由2:相手の質問に答えられない不安

「電話ですぐに答えられない質問をされるのが怖い」という考えから、電話を苦手意識する方も多いのではないでしょうか。

電話は1対1のコミュニケーションなので、間をあける訳にはいかず、すぐに返答しなければならないと思い込んでしまうことから、自分のペースで話せなくなります。

「相手の質問に答えられない不安」に対する対処方法

質問にすぐに返答しなければならないという思い込みを捨てることが重要です。

すぐに返答することができない質問をされた場合は、「申し訳ございません。今すぐにはお答えできないので、確認してから後ほどご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。」と今すぐには答えられないことを正直に伝えることで、すぐに返答できなくても信頼を失うことはありません。

あらかじめ質問されそうな内容を想定して、答えを準備しておけば、急に質問されても落ち着いて対応することができます。

理由3:言葉で表現するのが苦手

面と向かって人と話すことは得意なのに、電話になると話を上手く伝えることができない方もいます。
理由として考えられるのは、言葉で表現することを苦手としていることです。

実際に人と会って話をするときは言葉以外にボディーランゲージや表情を使って相手と意思疎通することができます。

対して、電話は言葉のみを使ってコミュニケーションを取るので、普段の会話との違いに戸惑いを覚え、苦手意識を持つ方もいます。

「言葉で表現するのが苦手」に対する対処方法

言葉で上手く表現できない方は電話対応の練習をして、より多くの経験を積むことが一番効果的です。
電話で話す回数を増やせば自然とスキルアップします。練習の相手は知人や友人で大丈夫です。

何度も練習して、相手からフィードバックをもらい改善することで、言葉だけでも自分の伝えていことを全て相手に伝えることができます。

理由4:言葉遣い自信がない

メールやチャットで連絡するときは、使用する敬語が正しい使い方なのかを事前に調べることができますが、電話では会話の流れを止めて正しい敬語を調べることはできません。
電話でしか使わない表現があるのもネックになるポイントです。

「言葉遣い自信がない」ことに対する対処方法

「少しお電話が遠いようなのですが、」「もう一度、会社名とお名前頂戴してよろしいでしょうか。」など電話で使用するフレーズは決まっているので、電話対応する前にメモ帳やパソコンに記載して、事前準備するようにしましょう。

理由5:焦ってしまう

そもそも電話対応に慣れておらず、電話で話すこと自体に抵抗感を抱く方もいます。
他のコミュニケーションツールが発達した今の時代では電話で話す機会も少なくなり、電話に苦手意識を感じることは当然です。

苦手意識を克服するためには全体的な流れをつかむことから始めます。

「焦ってしまう」ことに対する対処方法

イメージトレーニングが最大の特訓

緊張や焦りから上手く対応できない方は電話対応の一連の流れを頭に入れて、イメージトレーニングすることから始めましょう。電話を受けた場合の基本的な流れは以下のようになります。

  • STEP1.名乗る「ありがとうございます。○○と申します」
  • STEP2.相手の名前を伺う(自分が名乗れば、相手は自然と名乗ってくれます)
  • STEP3.要件を伺う

自分が電話対応しているイメージができたら、電話対応をレクチャーしている動画を参考にスキルをブラッシュアップします。

声のトーンを意識する

電話で重要なのは声のトーンを普段よりも高くすることです。
自分に自信を持って、明るくハキハキと受け答えするだけで相手に良い印象を与えることができます。

反対に暗く小さな声で話すのは絶対にNGです。
意識するだけですぐに変えることができるので、まずは声のトーンに気をつけてください。

まとめ

電話対応が苦手だと感じる方は頭で考えて悩むよりも、行動に移すことが大切です。練習すれば必ず上手く対応できるようになるので、悩む必要はありません。電話対応が上手くできることも立派なスキルの1つになります。

ライター:西野

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