取材初心者は必見!最初に送るメール文章の雛形と必要な添付ファイル

取材メール

取材を依頼する際のファーストコンタクトは、どのようにとればよいのでしょうか?

  • メールでいいの?
  • 電話でするべき?
  • メールではなんて書けばいいの?
  • 必ず書くべきことはある?

など疑問は尽きないと思います。

今回は、取材初心者の方に向けて、取材をおこなうファーストステップ、最初に送るメール文、について解説いたします。

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取材初心者は必見!最初に送るメール文章の雛形と必要な添付ファイル

(1)そもそも、最初のコンタクトをメールでとっていいの?

最初のコンタクトをメールでとってもいいのか、という疑問をもっている方も多いと思いますので、まずはこの点について解説いたします。

古風な方ですと、「メールだと失礼にあたる」「電話して出向いて説明しなければ」と思われる方もいるかと思います。ですが、実は電話や直接お会いすることの方が、先方にとっては不都合なことが多いのです。

まだ取材を受けるかどうかも決まっていない段階で、電話や直接お会いするということは、先方にとっては時間の無駄でしかありません。

故に、担当者のメールアドレスが分かっている場合には、メールでファーストコンタクトをとるのが礼儀といえるでしょう。

ですが、担当者のメールアドレスが分からないこともよくあります。その場合は、電話で要件をつたえ、担当者のメールアドレスを伺いしましょう。

稀にメールではなくFAXで送ってほしい旨を伝えられることもあります。FAXの場合も記載する必要がある内容はメールと同様になりますので、詳しい内容は下記を参考にしてみてください。

(2)最初のメールには何をかけばいい?

最初のメールには必ずかかなければならないことがいくつかあります。

自分の身分

自分の名前、所属をきちんと明記しましょう。

企画意図

なぜ先方に企画を依頼したのか、を明記しましょう。ここではできるだけ、なぜその方である必要があるのか、を盛り込みましょう。

この取材、だれが受けてもいいのでは?と思われてしまっては損ですので、あなたがなぜ先方を取材対象として選んだのかを明記する必要があります。

掲載場所

取材した内容がどのような媒体で掲載されるのかを明記しましょう。

取材の日時

ファーストコンタクトでは、細かい日程ではなく、だいたいでOKですので、日時を盛り込みましょう。

「○月に掲載予定なので○月下旬ごろまでに」などざっくりした予定でOKです。

謝礼の有無

こちらはマストではありませんが、対象者によっては記載する必要があります。

たとえば、書籍を発売されたばかりの作家さん、化粧品を発売されたばかりの美容家の方、などがプロモーションにもなると考えられる取材にたいしては、無償でされていることが多いと思います。そういった場合は謝礼は無しという全体で記載をしなくてもOKな場合があります。

そういった場合は、謝礼はありますか?と聞かれた場合に、プロモーションになるので謝礼はありません、と伝えましょう。

謝礼金額が一律で決まっている場合は最初に書いてしまってもいいでしょう。謝礼を交渉次第で決めたい、という場合には、謝礼をお支払いします、程度の表現に抑えておいて、のちのち交渉していきましょう。

(3)最初のメールのひな形

以下に、簡単なメール例を記載しますので、参考にしてみてください。
著者インタビューの例です。

著者インタビューの例

※※
株式会社○○
○○様

お世話になっております。
株式会社○○、○○編集部の○○と申します。

このたび、○○(書籍の名前)の発売に伴いまして、著者の○○様にインタビューをさせていただきたいと思い、ご連絡さしあげました。

本書では、○○○(書籍の内容に触れる文面)と書かれており、ぜひ○○様に○○を伺いたいと考え、依頼させていただきました。

○月号の○○(掲載メディアの名前)に掲載予定ですので、可能でしたら○月ごろまでに取材させていただければと考えております。

詳しい企画・掲載誌につきましては、添付の資料をご覧ください。

ご検討、よろしくお願いいたします。

※※

以上になります。適時変更を加えてご自由にご利用くださいませ。

(4)最初のメールに添付すべきものは?

最初のメールには、二つ添付するべきものがあります。

簡単な企画書

一つ目は、簡単な企画書です。この企画書は、A4一枚程度がベストでしょう。

ときどき、詳しく書けばよいと考えて何枚にもわたる企画書を書いてしまう方がいるのですが、長ければ長いほど、先方の時間を奪ってしまう、ということを認識して、シンプルに要点がわかるようにまとめるのがベストです。

媒体資料

二つ目は、媒体資料です。

雑誌なのか、ウェブサイトなのか、書籍なのか、掲載される媒体の資料を添付しましょう。ウェブサイトでしたら独自の資料を作っているところが多いと思いますので、それを添付するだけでOKです。

雑誌でも同様に媒体の資料を添付します。雑誌の場合は、見本誌を送付させていただきます、とメール本文に記載し、郵送にて雑誌のカラーが分かる過去の雑誌を2冊同封して送るのもよいでしょう。

有名な雑誌ではない場合、取材対象の方は、「どういった媒体にのるのだろう」「自分のイメージダウンにならないだろうか」など心配されると思いますので、取材対象の方を安心させるように、情報開示を積極的におこないましょう。

(5)取材を受けるか断るかはファーストコンタクトで決まる?

ここまで、最初のコンタクトの取り方について説明してきました。ところで、取材を申し込まれた側はどうやって取材を受けるか否かを決めるのでしょうか。

自分の利益になるかどうか

一つ目の判断材料は自分の利益になるかどうかです。

その媒体が力のある媒体であり、宣伝効果が大きい場合、もしくは謝礼が充分に支払われる場合、などがこのケースです。

取材を申し込む側の態度や熱意

二つ目は、取材を申し込む側の態度や熱意です。

やはり人間同士ですから、熱意をもってアプローチしてくれたり、誠実な態度が感じられたら心象はよくなるでしょう。

ですから、できるだけ丁寧に失礼のないようにコンタクトをとる必要はあります。
けれど、そもそも忙しかったり、取材は現在受け付けていない、という方も多数いらっしゃいますので、断られても、なんで断られてしまったのか、と悩む必要はありません。

最初のコンタクトは緊張される方もいるかと思いますが、ファーストコンタクトをとらないことにははじまりませんし、慣れてくると気軽に行うことができるようになります。

取材をしてみたいと思ったなら、この機会に是非、第一歩を踏み出してみてください。

ライター:今

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